Toodledo

公開日: : 最終更新日:2015/05/04 a.仕事術 , , , ,

★ポイント★

●タスクとは: 業務・やるべきことなど1つ1つの具体的な行動のこと

●最適な管理ツール: Toodledo

・Toodledoではスケジュール/プロジェクト/タスクのすべてを管理する
・タスク管理は「適切なタイミング・順番で、適切な量のタスクを行う」ために行う

 

★説明★

▼教師の仕事術の要「タスク管理」

ルーチンワークを効率化・改善するために、「スケジュール管理」「タスク管理」「プロジェクト管理」を並行する。これが私の提案する教師の仕事術です。

それぞれには最適なツールを使いますが、どこかでまとめて管理しなければかえって効率を悪くしてしまいます。

そこで、スケジュールとプロジェクトで管理している行動をすべて「タスク」と考え、一元管理します。

その際に使うツールが「Toodledo」です。

 

▼タスク管理で行うこと

タスク管理だけならTodo管理ソフトで十分ですし、Toodledoも基本的にはTodo管理ソフトです。教師に限らず、仕事をする上では何らかの形でTodo管理を行っていると思います。

しかし、タスクをいくら管理しても、タスクそのものが無くなる訳ではありません。では業務を効率化するためのタスク管理とはどういうものでしょうか。

ポイントは、「適切なタイミング・順番で、適切な量のタスクを行うこと」です。

人間はその瞬間瞬間では、1つのタスクしか行うことができません。また、タスクを切り替えると再度集中するまでに時間もかかります。

あまり頻繁にタスクを切り替えるようでは、赤信号の多い道を運転しているような状態になってしまいます。

ただでさえ、授業や会議・行事という拘束時間が多い教師の仕事。細切れの空き時間にどのタスクをどんな順番で行うのか。その選択で効率は大きく変わってきます。

 

▼タスク管理で用いる項目

適切にタスク管理を行うには、1つのタスクにつき5~10個の項目を設定する必要があります。一見面倒に見えるかもしれませんが、この設定が効率化のためには欠かせません。

以下に必要な項目と、それをToodledoでどう設定するかを書きます。

【必須項目】
・タスク名[Task]:タスクを簡潔に表記。
・状況[Location]:タスクを行う場所や状況。職員室/校舎/買物/外出先/自宅など。
・開始時間[StartTime]:予定の開始時間。タスクには設定しない。
・締切[DueDate]:予定を行う日。タスクの場合は締切や目標となる日。

【ポイントとなる項目】
・時間帯[Context]:予定やタスクを行う時間帯。2時間程度で区切ると使いやすい。07-09/09-11など。
・長さ[Length]:予定やタスクにかかる見積もり時間。2時間以上の場合はタスクを分ける。

【目的や状況に応じて設定する項目】
・プロジェクト[Goal]:プロジェクトに所属するタスクに設定。3段階で設定が可能。
・目的[Folder]:ワークライフバランスを意識するために設定。仕事/家庭/趣味など。
・負荷[Priority]:タスクを行うのに必要なエネルギー。low/middle/highなど。
・対象[Tag]:共同作業を行う人や依頼先・提出先を設定。

 

▼タスク管理を続けるために

タスク管理は、とにかく継続することが最重要です。続ける中で、少しずつ自分なりに改善し使いやすくしていけば良いと思います。

最初は欲張らず、【必須項目】のみを設定しても良いかもしれません。それだけでも、これまでのTodo管理ソフトと同様の効果は得られます。

慣れてきたらぜひ【ポイントとなる項目】も設定してみましょう。タスクを行う時間帯と、タスクにかかる見積もり時間の2項目です。

この2つを上手く設定できるようになることが、「適切なタイミング・順番で、適切な量のタスクを行う」ことにつながっています。

【目的や状況に応じて設定する項目】は、プロジェクト管理を一緒に行いたい場合、ワークライフバランスを考えたい場合などにそれぞれ追加してみてください。

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