グーグルカレンダー

公開日: : 最終更新日:2015/05/04 a.仕事術 , , , ,

★ポイント★

●スケジュールとは: 時間と場所が決まっている予定のこと

●最適な管理ツール: グーグルカレンダー

・グーグルカレンダーではスケジュールのみを管理する
・仕事/プライベート両方のスケジュールを入力する
・スケジュールはグーグルカレンダー/Toodledoの2つに入力する
・グーグルカレンダーは基本的に週間バーティカル表示を使用する
・紙の手帳との併用が課題

 

★説明★

▼スケジュール管理において一番重要なこと

スケジュール管理を通した仕事の効率化において一番重要なことは、「拘束時間」と「空き時間」を”見える化”することです。

その上で、この「空き時間」をどう有効に使うか。

時間術・タイムマネジメントを紹介する本では、この部分に紙面の多くが割かれています。

それらの本は、時間術の達人である経営者によって書かれたものが多く、大変参考になるものの、一日をどう組み立てていくかなど、”時間の使い方を自分で決めていく”視点に立ったものが大半です。

 

▼教員の仕事の特殊性

教員の仕事にとって、一番の特殊性は授業の「時間割」だと思います。

多くの高校教員の場合、週に15~20時間、決められた時間枠に沿って、決められた場所で、授業または会議を行います。

この時間と場所は年間を通じて決まっており、原則として動かせません。

これらの「拘束時間」と「空き時間」が交互に訪れ、頻繁に切り替わる。

教員の仕事の慌ただしさ、それをどう効率化するかは、まずこの「時間割」とどう向き合うかによります。

 

▼時間割に頼らないスケジュール管理

「時間割」はあまりに厳密なためか、一週間のペースをつかむことはそう難しいことではありません。

そのため、生徒に配られるものと同じ「時間割」のみでスケジュール管理をしている教員も多く、手帳などに毎日の時間割を転記している教員はほとんどいないように感じます。

しかし、行事や試験、時間割変更なども少なくないため、その日の流れを一元管理できる手帳、あるいはパソコンソフトなどをしっかり使っていくことが、仕事の効率化の第一歩だと感じます。

また、プライベートの予定も同じツールで一元管理し、”見える化”することがワークライフバランスへの第一歩です。

 

▼定期的な予定を設定

教員のスケジュールの基本となる「時間割」は週単位の”定期的な予定”であり、このスケジュール管理に最適なのが『グーグルカレンダー』です。

私は毎年、その年度の授業時間割が決まった段階で、その時間と内容を一年分、グーグルカレンダーに入力します。

といっても、一週間分の授業を入力し、一年間の定期的な予定として設定するだけです。

その際、祝日・試験・短縮授業・長期休暇中の授業予定は削除します。

この定期的な予定の設定ができることから、教員にとってのスケジュール管理はパソコンで行うのが最適です。

 

▼グーグルカレンダーの弱点

上記の理由から、私はスケジュール管理をグーグルカレンダーで行っています。グーグルカレンダーはスマートフォンからの入力や参照にも対応しており、大変便利です。

しかし、私の職場では現在、生徒が校舎内で携帯電話を見ることは禁じられています。そのため教師も、職員室や会議室以外ではスマートフォンを用いるのを自粛しています。

予定の参照にグーグルカレンダーを印刷して持ち歩ければ良いのですが、「週間予定表(バーティカル表示)」の印刷機能はかなり貧弱で、そのままでは全然使えません。

そこで今のところ、学校で配られる月間予定表と時間割、そして当日のタスク表を縮小印刷して手帳に挟み、持ち歩いています。

この状況はしばらく続きそうですが、職員室や会議室以外でスケジュールの入力・参照をする機会はほとんどないため、特に支障はありません。

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